Check-list pour les vacances

On dit parfois que les vacances sont la période la plus belle de l’année. Afin d’en profiter en toute sérénité, nous souhaitons attirer votre attention sur quelques points avant votre départ vers votre destination de vacances.

Vous travaillez avec Outlook ? Cette vidéo vous explique comment faire en 44 secondes: cliquez ici. Vous travaillez avec la version web ? Obtenez ici (cliquez) des instructions détaillées. Ou configurez votre absence via Teams: cliquez ici.

Changez votre statut en « indisponible ». De cette façon, vous serez assuré que vos collègues voient bien que vous êtes réellement “hors du bureau”. Cela se reflète dans votre calendrier Outlook, mais aussi, par exemple, via votre statut sur Microsoft Teams. Ainsi, les collègues qui souhaitent planifier une réunion ou vous appeler via Teams pendant vos vacances seront visuellement conscients que vous n’êtes pas là.

Travaillez-vous avec la plateforme Microsoft Bookings pour que les clients puissent fixer des rendez-vous en ligne ? Alors il est indispensable de faire correctement les réglages pour éviter que des rendez-vous puissent être pris durant votre absence.

L’ensemble de l’entreprise ferme pour une période et vous utilisez Microsoft Bookings ? Dans ce cas, il est préférable d’ajuster cela via les Bookings même. Voici comment faire : cliquez ici .

Saviez-vous que nous pouvons vous aider à configurer les services Office et à vous former, vous et vos employés, à leur utilisation ? Consultez notre offre de formations ici : https://k-force.be/fr/formations/.

En cas de fermeture collective, vous devez vous assurer que les personnes qui vous cherchent en ligne soient également au courant de la fermeture. La majorité des gens recherche les heures d’ouverture via Google, alors assurez-vous d’y indiquer votre période de fermeture. Vous pouvez le faire via votre profil d’entreprise sur Google. Les instructions peuvent être trouvées ici : cliquez.

Votre système actuel ne permet pas de programmer des messages d’absence ? Alors il est grand temps de le renouveler car il est clair que les clients n’aiment pas attendre inutilement au téléphone. Un de nos experts peut vous conseiller.

Pensez également à l’utilisation de votre téléphone portable et à votre destination. Pensez-vous que vous aurez besoin de faire beaucoup d’appels ou de faire de longs appels ? Soyez prudent avec l’itinérance, même au sein des pays de l’UE. Et saviez-vous que surfer dans les eaux internationales (par exemple lors de la traversée France-Angleterre) peut vous coûter cher ? – méfiez-vous de cela et assurez-vous de désactiver temporairement vos données mobiles !

Si vous prévoyez de voyager en dehors de l’UE ou dans des zones limitrophes de pays non membres de l’UE, veuillez contacter notre équipe de back-office. Ils se feront un plaisir de vous conseiller sur les différentes formules Travel Passport et Travel Surf afin que vous puissiez voyager l’esprit serein.

Vous souhaitez continuer à travailler tout en voyageant et, par exemple, vous connecter à votre environnement cloud via un réseau WiFi public ? Il arrive alors parfois que cela ne fonctionne pas. Cela est dû aux limitations techniques qui sont souvent imposées à ces réseaux publics. Outre le fait que ce n’est pas une bonne idée d’utiliser de tels réseaux publics pour des raisons de sécurité, il est préférable de prendre en compte de prévoir suffisamment de data pour pouvoir travailler sans problème via le hotspot de votre smartphone. Notre équipe back-office peut également vous aider.

On ne cesse de le répéter, mais le phishing (hameçonnage) est et reste un réel danger. Surtout pendant la période des vacances, lorsque le taux d’occupation est plus faible dans de nombreuses entreprises et que les clics sont parfois plus rapides. Si vous avez le moindre doute sur un email, demandez un deuxième avis à votre responsable informatique ou partenaire.