Janvier et septembre sont typiquement les mois de l’année où l’on prend quelques bonnes résolutions en terme d’organisation et de travail. Nous avons (re)découvert des fonctionnalités bien connues et d’autres qui le sont moins de Microsoft To Do. Avec ces quelques astuces pour une planification plus claire, vous serez efficace comme jamais !

Il a été scientifiquement prouvé que la crainte d’oublier provoque du stress. Et, à son tour, le stress provoque l’oubli. Le succès des listes de tâches est donc facile à expliquer. Mais que se passe-t-il si vous travaillez à différents endroits, oubliez souvent ou perdez carrément votre ou vos listes ? Avez-vous parfois plusieurs listes comportant les mêmes éléments ? Ou avez-vous tellement de pain sur la planche que vous aimeriez répartir les tâches au sein de votre équipe ? Il existe déjà de nombreuses applications de productivité, mais si vous utilisez déjà Office 365, sachez que Microsoft To Do est un excellent choix car il est totalement intégré dans votre environnement Office et synchronisé partout. Non seulement sur tous vos différents appareils, mais également dans les différentes applications Office, telles qu’Outlook, Teams et Planner.

L’application To Do fonctionne sur n’importe quelle plate-forme et est accessible de n’importe où : via le navigateur internet, l’application de bureau pour Windows et Mac OS, Android, iOS ou même via l’application Microsoft Teams.

Il existe plusieurs façons de créer des tâches. Le plus évident, bien sûr, est d’utiliser le signe plus (+). Ici, nous nous limitons à trois méthodes « intelligentes » qui sont un peu plus efficaces.

C’est un « gain de temps » indéniable pour les employés qui utilisent souvent Teams. Il est donc possible d’afficher vos tâches dans l’application Teams. Vous y verrez le même aperçu, y compris les fonctionnalités, que dans l’application To Do. Pour l’activer, cliquez sur les trois points dans la barre de gauche et recherchez “Tasks by Planner and To Do app”.

En faisant glisser le texte que vous sélectionnez à partir d’un courriel (le vôtre ou celui de quelqu’un d’autre) vers l’icône “Tâches” dans Outlook, vous créez automatiquement une nouvelle tâche dans laquelle le texte sélectionné apparaîtra. Vous pouvez également faire glisser un courriel entier vers l’icône pour créer une tâche à partir de ce courriel. Cela fonctionne à la fois dans l’application et dans la version web. Utile !

De tous les courriels que vous recevez, il y en a certains sur lesquels vous devez agir. Vous n’avez pas besoin de créer manuellement des tâches pour cela. Tout ce que vous avez à faire est de marquer ces courriels exigeant un suivi. Pour ce faire, cliquez sur le drapeau qui apparaît lorsque vous déplacez votre souris sur le courriel.

Il arrive que cette fonctionnalité ne soit pas encore activée. Pour ce faire, rendez-vous dans les Paramètres des tâches en cliquant sur votre photo de profil. Défilez vers le bas et sous Applications connectées, cochez l’option Courrier avec indicateur.

Tous les courriels que vous marquez avec le drapeau apparaîtront désormais automatiquement en tant que tâche dans la liste intelligente “E-mail avec indicateur”. Si vous cliquez à nouveau sur le drapeau à côté du courriel, la tâche est marquée comme terminée.

En plus de la liste intelligente des E-mails avec indicateur, To Do fournit plusieurs autres listes intelligentes : Ma journée, Planifié, Important et Attribué à vous-même. Vous pouvez les trouver en haut du menu de navigation. Vous ne pouvez pas les créer ou les modifier vous-même, mais vous pouvez les supprimer dans la vue via les paramètres. Les listes intelligentes répertorient automatiquement les tâches selon un thème pour vous aider à ne rien manquer.

Parfois, vous avez des tâches pour lesquelles un délai est imposé. Pour définir une échéance, cliquez sur la tâche. Cela affichera les propriétés de cette tâche dans une barre latérale. Le bouton Ajouter à ma journée ajoutera cet élément à la liste de tâches d’aujourd’hui. Si vous cliquez sur Ma journée dans la colonne de gauche, vous verrez les tâches que vous devez accomplir aujourd’hui.

La liste Planifiée rassemble les tâches de toutes les listes pour lesquelles vous avez défini une échéance, pratiquement trié par date.

Cette liste rassemblera toutes les tâches que vous aurez marquées d’une étoile. Pour ce faire, placez-vous sur la tâche et cliquez sur l’étoile à côté. Cela vous permet de lister en un clin d’œil les éléments auxquels vous avez accordé une priorité élevée.

La liste Attribué à vous-même rassemble les tâches que d’autres ont partagées avec vous et qu’ils vous ont spécifiquement attribuées, par exemple dans le cadre d’une collaboration sur un projet commun.

Voici quelques conseils plus avancés que vous pouvez utiliser à mesure que la taille et la complexité de votre liste augmentent.

Pour les utilisateurs enthousiastes, il existe une option légèrement moins connue pour travailler avec des hashtags. Cela peut vous faire gagner un temps précieux. Vous pouvez placer un espace + hashtag dans le titre de votre tâche, immédiatement suivi d’un texte de votre choix (sans espaces, soit en un seul bloc). En voici quelques avantages :

• Si vous avez plusieurs listes avec un hashtag commun, vous pouvez toutes les trouver en recherchant le hashtag.
• Vous pouvez ajouter un niveau supplémentaire à votre organisation de tâches en fonction du hashtag utilisé.
• Vous pouvez utiliser un système basé sur des hashtags pour hiérarchiser les tâches.

Avez-vous appris quelque chose ? Nous l’espérons. Si vous pensez que cet article pourrait être utile à un de vos proches, transmettez-le-lui. Si vous avez besoin d’aide avec To Do ou d’autres applications Microsoft 365, n’hésitez pas à contacter notre service d’assistance.