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C'est parti pour des vacances bien méritées ! De plus en plus de personnes optent désormais pour un voyage plus long pour compenser ces dernières années où voyager n’était pas aisé, nous aimerions donc attirer votre attention sur quelques points importants avant votre départ en vacances. Read more

Presque l'été! 🌞 Récemment notre lunch pré-été a eu lieu. Regardez les images d’ambiance. Read more

Précieux conseils pour Microsoft To Do

Microsoft To Do powertips
Nouvelles K-Force

Précieux conseils pour Microsoft To Do

Janvier et septembre sont typiquement les mois de l’année où l’on prend quelques bonnes résolutions en terme d’organisation et de travail. Nous avons (re)découvert des fonctionnalités bien connues et d’autres qui le sont moins de Microsoft To Do. Avec ces quelques astuces pour une planification plus claire, vous serez efficace comme jamais !

Il a été scientifiquement prouvé que la crainte d’oublier provoque du stress. Et, à son tour, le stress provoque l’oubli. Le succès des listes de tâches est donc facile à expliquer. Mais que se passe-t-il si vous travaillez à différents endroits, oubliez souvent ou perdez carrément votre ou vos listes ? Avez-vous parfois plusieurs listes comportant les mêmes éléments ? Ou avez-vous tellement de pain sur la planche que vous aimeriez répartir les tâches au sein de votre équipe ? Il existe déjà de nombreuses applications de productivité, mais si vous utilisez déjà Office 365, sachez que Microsoft To Do est un excellent choix car il est totalement intégré dans votre environnement Office et synchronisé partout. Non seulement sur tous vos différents appareils, mais également dans les différentes applications Office, telles qu’Outlook, Teams et Planner.

To do via n’importe quelle plateforme

L’application To Do fonctionne sur n’importe quelle plate-forme et est accessible de n’importe où : via le navigateur internet, l’application de bureau pour Windows et Mac OS, Android, iOS ou même via l’application Microsoft Teams.

  • Via votre navigateur internet – tout s’affiche exactement de la même façon partout : todo.microsoft.com.
  • Windows App store: cliquez ici.
  • Android Play store: cliquez ici.
  • Apple App Store: cliquez ici.
  • Vous pouvez également visualiser vos tâches dans l’application Outlook. Via l’icône “Tâches”, mais aussi à côté de vos emails. Dans la plupart des versions, vous pouvez le faire via Affichage > Barre des tâches > Tâches. Les tâches que vous créez (de quelque manière que ce soit) deviendront automatiquement visibles.
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Créer des tâches

Il existe plusieurs façons de créer des tâches. Le plus évident, bien sûr, est d’utiliser le signe plus (+). Ici, nous nous limitons à trois méthodes « intelligentes » qui sont un peu plus efficaces.

Créer des tâches via Teams

C’est un « gain de temps » indéniable pour les employés qui utilisent souvent Teams. Il est donc possible d’afficher vos tâches dans l’application Teams. Vous y verrez le même aperçu, y compris les fonctionnalités, que dans l’application To Do. Pour l’activer, cliquez sur les trois points dans la barre de gauche et recherchez “Tasks by Planner and To Do app”.

Également intéressant à savoir : il est possible de transformer un message de chat en une tâche. Cliquez simplement sur les trois points qui apparaissent lorsque vous faites glisser votre souris sur le message et choisissez Plus d’actions > Créer une tâche.

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Créer des tâches en faisant glisser

En faisant glisser le texte que vous sélectionnez à partir d’un courriel (le vôtre ou celui de quelqu’un d’autre) vers l’icône “Tâches” dans Outlook, vous créez automatiquement une nouvelle tâche dans laquelle le texte sélectionné apparaîtra. Vous pouvez également faire glisser un courriel entier vers l’icône pour créer une tâche à partir de ce courriel. Cela fonctionne à la fois dans l’application et dans la version web. Utile !

Marquer les courriels comme des tâches avec l’indicateur

De tous les courriels que vous recevez, il y en a certains sur lesquels vous devez agir. Vous n’avez pas besoin de créer manuellement des tâches pour cela. Tout ce que vous avez à faire est de marquer ces courriels exigeant un suivi. Pour ce faire, cliquez sur le drapeau qui apparaît lorsque vous déplacez votre souris sur le courriel.

Il arrive que cette fonctionnalité ne soit pas encore activée. Pour ce faire, rendez-vous dans les Paramètres des tâches en cliquant sur votre photo de profil. Défilez vers le bas et sous Applications connectées, cochez l’option Courrier avec indicateur.

Tous les courriels que vous marquez avec le drapeau apparaîtront désormais automatiquement en tant que tâche dans la liste intelligente “E-mail avec indicateur”. Si vous cliquez à nouveau sur le drapeau à côté du courriel, la tâche est marquée comme terminée.

Listes intelligentes

En plus de la liste intelligente des E-mails avec indicateur, To Do fournit plusieurs autres listes intelligentes : Ma journée, Planifié, Important et Attribué à vous-même. Vous pouvez les trouver en haut du menu de navigation. Vous ne pouvez pas les créer ou les modifier vous-même, mais vous pouvez les supprimer dans la vue via les paramètres. Les listes intelligentes répertorient automatiquement les tâches selon un thème pour vous aider à ne rien manquer.

Ma journée et Planifié

Parfois, vous avez des tâches pour lesquelles un délai est imposé. Pour définir une échéance, cliquez sur la tâche. Cela affichera les propriétés de cette tâche dans une barre latérale. Le bouton Ajouter à ma journée ajoutera cet élément à la liste de tâches d’aujourd’hui. Si vous cliquez sur Ma journée dans la colonne de gauche, vous verrez les tâches que vous devez accomplir aujourd’hui.

Pour fixer une date limite plus loin dans le temps, utilisez Ajouter une échéance dans la colonne de droite. Ensuite, vous avez le choix : la date limite est-elle aujourd’hui, demain, la semaine prochaine le même jour ou souhaitez-vous choisir une date précise ?

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La liste Planifiée rassemble les tâches de toutes les listes pour lesquelles vous avez défini une échéance, pratiquement trié par date.

Important

Cette liste rassemblera toutes les tâches que vous aurez marquées d’une étoile. Pour ce faire, placez-vous sur la tâche et cliquez sur l’étoile à côté. Cela vous permet de lister en un clin d’œil les éléments auxquels vous avez accordé une priorité élevée.

Attribué à vous-même

La liste Attribué à vous-même rassemble les tâches que d’autres ont partagées avec vous et qu’ils vous ont spécifiquement attribuées, par exemple dans le cadre d’une collaboration sur un projet commun.

Répartir les tâches

Il vous est effectivement loisible d’assigner des tâches à d’autres collaborateurs via To Do et, de la même manière, vous avoir attribuer des tâches par d’autres. C’est non seulement utile pour les collaborations sur des projets, mais aussi pour une chose aussi anodine qu’une liste de courses.

Vous pouvez partager une liste créée (au sein de votre organisation) en cliquant sur le bouton + Partager en haut à droite. Ensuite, vous pouvez commencer à attribuer des tâches de cette liste aux personnes avec lesquelles la liste a été partagée, y compris vous-même. A partir de ce moment-là, les membres du groupe peuvent également ajouter eux-mêmes des tâches et éventuellement vous les attribuer.

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Encore plus efficace

Voici quelques conseils plus avancés que vous pouvez utiliser à mesure que la taille et la complexité de votre liste augmentent.

Étapes dans les tâches

Il peut être utile de diviser des tâches importantes ou complexes en étapes. Cliquez sur une tâche et vous verrez le bouton + Ajouter une étape dans le menu des propriétés. Vous pouvez ainsi ajouter autant d’étapes que nécessaire. Cochez les étapes au fur et à mesure que vous les complétez. La tâche principale ne se cochera jamais, même si toutes les étapes de la tâche ont été effectuées. Cependant, vous ne pouvez pas attribuer d’étapes à d’autres et vous ne pouvez pas définir une date de fin pour les étapes.

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Tâches répétitives

Vous devez effectuer certaines tâches à des heures fixes de façon répétitive. Une fonction pratique a également été intégrée à cet effet. Sélectionnez la tâche que vous souhaitez répéter. Ajoutez une date d’échéance pour que cette tâche se produise un jour précis afin qu’elle puisse être répétée. Une fois la date d’échéance ajoutée, cliquez sur l’option Récurrence pour ajouter une récurrence quotidienne, hebdomadaire, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou personnalisée pour cette tâche. Une tâche récurrente est juste une tâche avec une échéance qui ne cesse de bouger. Lorsque vous terminez une telle tâche récurrente, elle est automatiquement réinitialisée pour la prochaine échéance.

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Hashtags

Pour les utilisateurs enthousiastes, il existe une option légèrement moins connue pour travailler avec des hashtags. Cela peut vous faire gagner un temps précieux. Vous pouvez placer un espace + hashtag dans le titre de votre tâche, immédiatement suivi d’un texte de votre choix (sans espaces, soit en un seul bloc). En voici quelques avantages :

  • Si vous avez plusieurs listes avec un hashtag commun, vous pouvez toutes les trouver en recherchant le hashtag.
  • Vous pouvez ajouter un niveau supplémentaire à votre organisation de tâches en fonction du hashtag utilisé.
  • Vous pouvez utiliser un système basé sur des hashtags pour hiérarchiser les tâches.

Même si vous avez organisé tous vos éléments dans différentes listes de manière ordonnée, vous souhaitez parfois pouvoir établir des liens entre les tâches qui se trouvent dans ces différentes listes. Par exemple, vous avez peut-être créé des tâches non liées au travail via différentes listes que vous souhaitez parfois pouvoir retrouver rapidement. Si nous plaçons le hashtag #personnel dans les titres des tâches pertinentes dans notre exemple, alors le hashtag devient cliquable. Par conséquent, en un clic sur un tel hashtag, vous obtenez toutes les tâches répertoriées avec ce hashtag. Vous pouvez également simplement le rechercher en utilisant la barre de recherche (en haut).

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Listes de groupes

Cette fonctionnalité maintient le menu de navigation compact en regroupant plusieurs listes.

Vous pouvez créer un groupe en cliquant sur le bouton Créer un nouveau groupe à côté du bouton Nouvelle liste dans le menu de navigation. Donnez ensuite au groupe un nom pertinent. Vous pouvez maintenant cliquer sur les listes existantes et les faire glisser vers votre nouveau groupe. Vous pouvez maintenant également ouvrir ou réduire le groupe pour avoir un aperçu plus compact de vos listes, si vous le souhaitez.

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Avez-vous appris quelque chose ? Nous l’espérons. Si vous pensez que cet article pourrait être utile à un de vos proches, transmettez-le-lui. Si vous avez besoin d’aide avec To Do ou d’autres applications Microsoft 365, n’hésitez pas à contacter notre service d’assistance.

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