Blog

Snelle updates

Tijd voor een welverdiende vakantie! Er wordt nu meer gekozen voor een langere reis ter compensatie van de afgelopen jaren waarbij reizen moeilijker lag, dus daarom willen we zeker nog even jullie aandacht vestigen op enkele zaken vóór je naar je vakantiebestemming vertrekt. Read more

Power tips voor Microsoft To Do

Microsoft To Do powertips
K-Force nieuws

Power tips voor Microsoft To Do

Vaak zijn januari en september de typische maanden van het jaar waarin we qua organisatie en werk weer enkele goeie voornemens oppikken. Wijzelf (her)ontdekten enkele bekende en misschien minder bekende mogelijkheden binnen Microsoft To Do. Met deze power tips voor de meest overzichtelijke planning ben je helemaal klaar om er weer in te vliegen!

Het is wetenschappelijk bewezen dat de angst die we hebben om zaken te vergeten, stress veroorzaakt. En stress veroorzaakt dan weer vergeetachtigheid. Het succes van to-dolijstjes is dus eenvoudig te verklaren. Maar wat als je op verschillende locaties werkt, je lijstje(s) vaak vergeet of gewoon kwijtraakt? Heb je soms meerdere lijstjes met dezelfde items? Of heb je zodanig veel op je boterham dat je graag taken zou willen verdelen binnen je team? Er zijn inmiddels al heel wat productiviteits-apps verkrijgbaar, maar zeker wanneer je al gebruik maakt van office 365, is Microsoft To Do een uitstekende keuze. Helemaal geïntegreerd binnen je Office omgeving, en overal gesynchroniseerd. Niet enkel op werkelijk al je verschillende toestellen, maar ook binnen de verschillende Office apps, zoals bv. Outlook, Teams en Planner.

Todo’s via elk platform

De To Do app werkt op elk platform en is van overal bereikbaar: via de webbrowser, desktop app voor Windows en Mac OS, Android, iOS of zelfs via de Microsoft Teams-app.

  • Via je webbrowser – zo wordt alles trouwens overal exact hetzelfde weergegeven: todo.microsoft.com.
  • Windows App Store: klik hier.
  • Android Play store: klik hier.
  • Apple App Store: klik hier.
  • Daarnaast kan je je taken ook visualiseren binnen de Outlook applicatie. Via het icoontje “Taken”, maar ook naast je mails. In de meeste versies kan je dit via Beeld > Takenbalk > Taken. De taken die je aanmaakt (op eender welke manier), zullen zo automatisch zichtbaar worden. Nog eenvoudiger is om het te doen zoals op de afbeelding.
show-to-do-next-to-inbox

Taken aanmaken

Er zijn meerdere manieren om taken aan te maken. De meest voor de hand liggende is natuurlijk om het plustekentje (+) te gebruiken. Hier beperken we ons tot drie ‘slimme’ manieren die nog net iets efficiënter zijn.

Taken aanmaken via Teams

Dit is voor de medewerkers die vaak Teams gebruiken een belangrijke “timesaver”. Je kan namelijk ook je To Do’s bekijken binnen de applicatie Teams. Je krijgt hier dan hetzelfde overzicht te zien, inclusief fuctionaliteiten, zoals in de To Do app. Om dit te activeren, klik je in de linkerbalk op de drie puntjes en zoek je naar “Tasks by Planner and To Do app”.

Je kan nu van elk chatbericht een taak kan maken. Klik gewoon op de drie puntjes die verschijnen als je je muis boven het bericht plaatst en kies Meer acties > Taak aanmaken.

ms-teams-create-todos

Taken aanmaken door te slepen

Door tekst die je uit een mail (van jezelf of iemand anders) selecteert, te slepen naar het icoontje “Taken” in Outlook, creëer je automatisch een nieuwe taak, waarin die geselecteerde tekst al klaar staat. Je kan ook een hele mail naar het icoontje slepen, om zo een taak van die mail aan te maken. Dit werkt zowel in de applicatie als in de webversie. Handig!

E-mails markeren als taken met het vlagje

Van alle e-mails die je krijgt, zijn er sowieso enkele waarop je actie moet ondernemen. Hiervoor hoef je niet handmatig taken aan te maken. Het enige dat je moet doen, is die kritieke e-mails markeren. Dit doe je door op het vlaggetje te klikken dat verschijnt wanneer je met je muis over de e-mail beweegt.

Soms moet je deze functionaliteit nog wel activeren. Hiervoor ga je naar de Instellingen van To Do door op je profielfoto te klikken. Scrol naar beneden en bij Verbonden apps vink je de optie E-mail met vlag aan.

Alle e-mails die je markeert met het vlaggetje verschijnen nu automatisch als een taak in de slimme lijst “E-mail met vlag”. Klik je nogmaals op het vlaggetje bij de e-mail, dan wordt de taak aangeduid als afgerond.

Slimme lijsten

Naast de slimme lijst E-mail met vlag voorziet To Do nog een aantal andere slimme lijsten: Mijn dag, Gepland, Belangrijk en Aan mij toegewezen. Je vindt ze bovenaan in het navigatiemenu. Je kan ze zelf niet aanmaken of aanpassen, maar je kan ze via de instellingen wel verwijderen in de weergave. Slimme lijsten sommen automatisch taken op volgens een bepaald thema om je te helpen niks over het hoofd te zien.

Mijn dag & Gepland

Soms heb je taken waarbij een deadline heel belangrijk is. Om een deadline in te stellen, klik je op de taak. Hierdoor worden de eigenschappen van die taak in een zijbalk weergegeven. Met de knop Toevoegen aan Mijn dag komt dit item op de takenlijst van vandaag te staan. Als je in de linkerkolom op Mijn dag klikt, zie je de taken staan die je vandaag moet afronden.

Om een deadline verder in de tijd vast te leggen, gebruik je in de rechterkolom Einddatum toevoegen. Dan heb je de keuze: is de deadline vandaag, morgen, volgende week op dezelfde dag of wil je een specifieke datum kiezen?

task-set-due-date

De lijst Gepland verzamelt de taken van alle lijsten waarbij je een deadline hebt ingesteld. Je krijgt een handige weergave op datum te zien.

Belangrijk

Hiermee verzamel je alle taken waaraan je een ster hebt gegeven. Dit doe je door over de taak te bewegen en op het sterretje ernaast te klikken. Hierdoor kan je in één oogopslag de items oplijsten waaraan je een hoge prioriteit hebt gegeven.

Aan mij toegewezen

De lijst Toegewezen aan mij verzamelt de taken die anderen met jou hebben gedeeld en die ze specifiek aan jou hebben toegewezen, bijvoorbeeld in het kader van een samenwerking aan een gemeenschappelijk project.

De taken verdelen

Inderdaad, je kan via To Do ook taken toewijzen aan anderen, of zelf taken toegewezen krijgen. Niet enkel handig voor samenwerkingen aan projecten, maar bv. ook voor iets eenvoudig als een boodschappenlijstje.

Een aangemaakte lijst kan je (binnen je organisatie) delen door rechtsboven op de knop + Delen te klikken. Daarna kan je taken binnen die lijst gaan toewijzen aan de personen met wie de lijst is gedeeld, inclusief jezelf. De leden van de groep kunnen vanaf dat moment ook zelf taken toevoegen en eventueel aan jou toewijzen.

assign-people-to-tasks

Nóg efficiënter

We schakelen nog één versnelling hoger met enkele meer geavanceerde tips die je kan gebruiken naarmate je aantal lijstjes en de complexiteit ervan groeit.

Stappen in taken

Het kan handig zijn om grote of complexe taken op te splitsen in stappen. Klik op een taak, en je ziet in het menu eigenschappen de knop + Stap toevoegen. Je kunt op die manier zoveel stappen toevoegen als nodig. Vink de stappen af terwijl je ze voltooit. De hoofdtaak zal zichtzelf nooit afvinken, ook al zijn alle stappen binnen de taak voltooid. Stappen kan je echter niet toewijzen aan anderen en je kan er ook geen einddatum voor instellen.

microsoft-to-do-steps

Herhalende taken

Sommige taken moet je op vaste tijdstippen opnieuw uitvoeren. Ook hiervoor is een handige functie ingebouwd. Selecteer de taak die je wil herhalen. Voeg een einddatum toe om deze taak op een specifieke dag te laten plaatsvinden, zodat deze kan worden herhaald. Nadat de einddatum is toegevoegd, klik op de optie Herhalen om een dagelijkse, wekelijkse, wekelijkse, maandelijkse, jaarlijkse of aangepaste herhaling voor deze taak toe te voegen. Een terugkerende taak is slechts één taak met een deadline die zich telkens verplaatst. Wanneer je zo’n terugkerende taak afwerkt, wordt die automatisch opnieuw ingesteld voor de volgende deadline.

microsoft-to-do-repeat

Hashtags

Voor de enthousiaste gebruikers is er de iets minder bekende mogelijkheid om te werken met hashtags. Je kan hierdoor best wat tijd winnen. Je kan in de titel van je taak een spatie + spoorwegteken plaatsen, onmiddellijk gevolgd een zelfgekozen tekst (zonder spaties, in één stuk). Enkele mogelijke voordelen:

  • Als je meerdere lijsten hebt met een gemeenschappelijke hashtag, kun je die allemaal vinden door naar de hashtag te zoeken.
  • Je kan een extra niveau aan je taakorganisatie toevoegen op basis van de hashtag die wordt gebruikt.
  • Je kan een op hashtags gebaseerd systeem gebruiken om taken te prioriteren.

Als je al je items ordelijk in verschillende lijsten hebt geplaatst, wil je toch soms verbanden kunnen leggen tussen taken die in die verschillende lijsten staan. Zo heb je misschien niet werk gerelateerde taken aangemaakt doorheen verschillende lijsten die je soms snel wil kunnen terugvinden. Plaatsen we in ons voorbeeld de hashtag #persoonlijk in de titels van die desbetreffende taken, dan wordt de hashtag aanklikbaar. Bijgevolg krijg je met één klik op zo’n hashtag alle taken met die hashtag opgelijst. Je kan er ook gewoon naar zoeken via de zoekbalk bovenaan.

hashtags-microsoft-to-do

Lijsten groeperen

Deze functie houdt het navigatiemenu compact door meerdere lijsten te groeperen.

Je kan een groep maken door te klikken op de knop Een nieuwe groep maken naast de knop Nieuwe lijst in het navigatiemenu. Geef de groep vervolgens een betekenisvolle naam. Nu kan je bestaande lijsten aanklikken en naar je nieuwe groep slepen. Je kan nu ook de groep open- of inklappen om desgewenst een compacter overzicht van je lijsten te hebben.

microsoft-to-do-group-lists

Heb je iets bijgeleerd? We hopen van wel. Denk je dat iemand uit jouw omgeving hier iets van kan opsteken? Stuur dit artikel dan zeker door. En heb je hulp nodig met To Do of andere Microsoft 365 apps? Je kan altijd bij onze helpdesk terecht.

Ons team van accountmanagers staat klaar om je te helpen

Christian K-Force Computer Solutions

Christian

Jordan K-Force Computer Solutions

Jordan

Jean-Marc K-Force Computer Solutions

Jean-Marc

Kurt Everaerts K-Force Computer Solutions

Kurt

Kaj K-Force Computer Solutions

Kaj

Hoe kunnen we helpen? Contacteer onze experts.

Vul je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.


    Wij respecteren je privacy en gebruiken de ingebrachte informatie enkel om op jouw aanvraag te antwoorden.

    Of bel ons!

    We bespreken je project graag persoonlijk of via een videogesprek. Vraag een gratis consult aan bij een van onze IT- of telecomexperts om elkaar beter te leren kennen en jouw specifieke situatie te bespreken.

    Op de hoogte blijven? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.