Vaak zijn januari en september de typische maanden van het jaar waarin we qua organisatie en werk weer enkele goeie voornemens oppikken. Wijzelf (her)ontdekten enkele bekende en misschien minder bekende mogelijkheden binnen Microsoft To Do. Met deze power tips voor de meest overzichtelijke planning ben je helemaal klaar om er weer in te vliegen!

Het is wetenschappelijk bewezen dat de angst die we hebben om zaken te vergeten, stress veroorzaakt. En stress veroorzaakt dan weer vergeetachtigheid. Het succes van to-dolijstjes is dus eenvoudig te verklaren. Maar wat als je op verschillende locaties werkt, je lijstje(s) vaak vergeet of gewoon kwijtraakt? Heb je soms meerdere lijstjes met dezelfde items? Of heb je zodanig veel op je boterham dat je graag taken zou willen verdelen binnen je team? Er zijn inmiddels al heel wat productiviteits-apps verkrijgbaar, maar zeker wanneer je al gebruik maakt van office 365, is Microsoft To Do een uitstekende keuze. Helemaal geïntegreerd binnen je Office omgeving, en overal gesynchroniseerd. Niet enkel op werkelijk al je verschillende toestellen, maar ook binnen de verschillende Office apps, zoals bv. Outlook, Teams en Planner.

De To Do app werkt op elk platform en is van overal bereikbaar: via de webbrowser, desktop app voor Windows en Mac OS, Android, iOS of zelfs via de Microsoft Teams-app.

Er zijn meerdere manieren om taken aan te maken. De meest voor de hand liggende is natuurlijk om het plustekentje (+) te gebruiken. Hier beperken we ons tot drie ‘slimme’ manieren die nog net iets efficiënter zijn.

Dit is voor de medewerkers die vaak Teams gebruiken een belangrijke “timesaver”. Je kan namelijk ook je To Do’s bekijken binnen de applicatie Teams. Je krijgt hier dan hetzelfde overzicht te zien, inclusief fuctionaliteiten, zoals in de To Do app. Om dit te activeren, klik je in de linkerbalk op de drie puntjes en zoek je naar “Tasks by Planner and To Do app”.

Door tekst die je uit een mail (van jezelf of iemand anders) selecteert, te slepen naar het icoontje “Taken” in Outlook, creëer je automatisch een nieuwe taak, waarin die geselecteerde tekst al klaar staat. Je kan ook een hele mail naar het icoontje slepen, om zo een taak van die mail aan te maken. Dit werkt zowel in de applicatie als in de webversie. Handig!

Van alle e-mails die je krijgt, zijn er sowieso enkele waarop je actie moet ondernemen. Hiervoor hoef je niet handmatig taken aan te maken. Het enige dat je moet doen, is die kritieke e-mails markeren. Dit doe je door op het vlaggetje te klikken dat verschijnt wanneer je met je muis over de e-mail beweegt.

Soms moet je deze functionaliteit nog wel activeren. Hiervoor ga je naar de Instellingen van To Do door op je profielfoto te klikken. Scrol naar beneden en bij Verbonden apps vink je de optie E-mail met vlag aan.

Alle e-mails die je markeert met het vlaggetje verschijnen nu automatisch als een taak in de slimme lijst “E-mail met vlag”. Klik je nogmaals op het vlaggetje bij de e-mail, dan wordt de taak aangeduid als afgerond.

Naast de slimme lijst E-mail met vlag voorziet To Do nog een aantal andere slimme lijsten: Mijn dag, Gepland, Belangrijk en Aan mij toegewezen. Je vindt ze bovenaan in het navigatiemenu. Je kan ze zelf niet aanmaken of aanpassen, maar je kan ze via de instellingen wel verwijderen in de weergave. Slimme lijsten sommen automatisch taken op volgens een bepaald thema om je te helpen niks over het hoofd te zien.

Soms heb je taken waarbij een deadline heel belangrijk is. Om een deadline in te stellen, klik je op de taak. Hierdoor worden de eigenschappen van die taak in een zijbalk weergegeven. Met de knop Toevoegen aan Mijn dag komt dit item op de takenlijst van vandaag te staan. Als je in de linkerkolom op Mijn dag klikt, zie je de taken staan die je vandaag moet afronden.

De lijst Gepland verzamelt de taken van alle lijsten waarbij je een deadline hebt ingesteld. Je krijgt een handige weergave op datum te zien.

Hiermee verzamel je alle taken waaraan je een ster hebt gegeven. Dit doe je door over de taak te bewegen en op het sterretje ernaast te klikken. Hierdoor kan je in één oogopslag de items oplijsten waaraan je een hoge prioriteit hebt gegeven.

De lijst Toegewezen aan mij verzamelt de taken die anderen met jou hebben gedeeld en die ze specifiek aan jou hebben toegewezen, bijvoorbeeld in het kader van een samenwerking aan een gemeenschappelijk project.

We schakelen nog één versnelling hoger met enkele meer geavanceerde tips die je kan gebruiken naarmate je aantal lijstjes en de complexiteit ervan groeit.

Voor de enthousiaste gebruikers is er de iets minder bekende mogelijkheid om te werken met hashtags. Je kan hierdoor best wat tijd winnen. Je kan in de titel van je taak een spatie + spoorwegteken plaatsen, onmiddellijk gevolgd een zelfgekozen tekst (zonder spaties, in één stuk). Enkele mogelijke voordelen:

• Als je meerdere lijsten hebt met een gemeenschappelijke hashtag, kun je die allemaal vinden door naar de hashtag te zoeken.
• Je kan een extra niveau aan je taakorganisatie toevoegen op basis van de hashtag die wordt gebruikt.
• Je kan een op hashtags gebaseerd systeem gebruiken om taken te prioriteren.

Heb je iets bijgeleerd? We hopen van wel. Denk je dat iemand uit jouw omgeving hier iets van kan opsteken? Stuur dit artikel dan zeker door. En heb je hulp nodig met To Do of andere Microsoft 365 apps? Je kan altijd bij onze helpdesk terecht.