Checklist voor de kerstvakantie
Checklist voor de kerstvakantie
Het is tijd om je toetsenbord in te ruilen voor de knusse warmte van warme chocolademelk en wachtmuziek voor vrolijke kerstmuziek. Maar voordat je je laptop dichtklapt, sleeën we samen door deze checklist boordevol dingen die je misschien bent vergeten! ☕🎅🎄✨
Evident maar toch: vergeet die out of office niet!
Heb je dit ook al meegemaakt? Je verwacht een antwoord op een belangrijke e-mail, maar dit blijft uit. Je blijft maar mailen en zelfs bellen. Enkele weken later verneem je dan pas dat die persoon met vakantie was. Vermijd dit soort situaties en stel dus een out of office boodschap in zodat personen die jou een e-mail sturen op de hoogte zijn van jouw afwezigheid. Vermeld dus minstens wanneer je weer terug bent. En je kan er gerust een leuke kwinkslag in verwerken.
Ook handig: blokkeer je agenda
Wil je er ook voor zorgen dat je status werkelijk “niet beschikbaar” is? Zo zorg je ervoor dat collega’s zien dat je werkelijk “out of office bent”. Dit reflecteert zich in je Outlook kalender, maar bijvoorbeeld ook in je status op Microsoft Teams. Collega’s die een meeting willen plannen of je willen bellen via Teams tijdens je vakantie, zijn zo visueel op de hoogte dat je er niet bent.
Werk je met het Microsoft Bookings platform waardoor klanten online een afspraak met jou kunnen inplannen? Dan is het absoluut noodzakelijk om dit correct in te stellen om te vermijden dat er afspraken kunnen worden geboekt tijdens jouw afwezigheid.
Hoe stel je jouw afwezigheid gedurende je vakantie in? Maak gewoon via je Outlook kalender een meerdaags item aan, en stel bovenaan je status in als “Out of office”. Klaar!
Sluit het hele bedrijf gedurende een periode en maak je gebruik van Microsoft Bookings? Dan pas je dit best in bulk aan via Bookings zelf. Bekijk hier hoe: klik.
Wist je dat we kunnen helpen met de opzet van Office diensten en jou en jouw medewerkers kunnen opleiden voor het gebruik er van? Bekijk hier ons aanbod opleidingen: https://k-force.be/nl/opleidingen/.
Laat je klanten niet voor een gesloten deur staan
In het bovenstaande geval van een collectieve sluiting, zorg je er best voor dat mensen die je online opzoeken eveneens op de hoogte zijn. Een grote meerderheid kijkt via Google naar openingsuren, dus zorg er ook voor dat je aangeeft een bepaalde periode gesloten te zijn. Je kan dit doen via je bedrijfsprofiel op Google. Instructies vind je hier: klik.
Heb je al aan je telefonie gedacht?
Zorg ervoor dat klanten niet nodeloos aan de lijn blijven wachten op vakantie- of sluitingsdagen. Werk je met een telefoniedienst in de cloud bij K-Force, of heb je nog een (oude, fysieke) telefooncentrale via bijvoorbeeld Proximus? Geef de aangepaste openingsuren dan door, en zorg voor een audioboodschap die je klanten informeert.
- Telefonie bij K-Force? Wij stellen alles voor jou in. Contacteer ons via proximus@k-force.be of 02 669 10 00.
- Telefooncentrale bij Proximus? Contacteer hen op 0800 22 200 en kies daar voor optie 4 (storingen), of mail naar ict-servicedesk@proximus.com.
Laat jouw huidig systeem niet toe om afwezigheidsboodschappen in te (laten) stellen? Een vernieuwing is dan zeker geen overbodige luxe, want zoals iedereen weet, wachten klanten niet graag nodeloos aan de telefoon. Eén van onze experts kan je correct adviseren.
Denk ook even na over het gebruik van je telefoon en je bestemming als je naar het buitenland zou gaan. Denk je veel te moeten bellen? Opgelet dan met roaming, zelfs binnen EU-landen. En wist je dat surfen in internationale wateren (bijvoorbeeld tijdens de oversteek van Frankrijk naar Engeland) een pak kan kosten – let hiervoor op en schakel zeker je mobiele data tijdelijk uit!
Ben je van plan te reizen buiten de EU of naar gebieden die grenzen aan non-EU landen, neem dan zeker contact op met ons backoffice team. Zij adviseren je graag over de verschillende Travel Passport en Travel Surf opties zodat jij met een gerust gemoed op reis kan vertrekken.
Ons team van accountmanagers staat klaar om je te helpen
Christian
Jordan
Jurgen
Didier
Jean-Marc
Kaj
