Het runnen van een KMO brengt heel wat uitdagingen met zich mee, en het beheren van je inbox is daar misschien één van. Als zaakvoerder of medewerker hou je vaak meerdere balletjes in de lucht. Gelukkig bestaat er een handig trucje om de constante stroom aan e-mails wat minder overweldigend te maken: “plus addressing”. In dit artikel leer je hoe je met deze eenvoudige maar slimme functie je inbox weer een beetje meer onder controle krijgt.

Plus addressing is een e-mailfunctie waarmee je varianten op je e-mailadres kunt gebruiken voor specifieke doeleinden door een “+” en een unieke identificator toe te voegen aan je primaire e-mailadres. Als je e-mailadres john.doe@example.com is, kan je bijvoorbeeld varianten als john.doe+nieuwsbrief@example.com of john.doe+klantA@example.com gebruiken. Sinds enkele jaren is deze functie nu ook ondersteund in je Microsoft 365 account, dus het loont zeker de moeite om even te bekijken wat de concrete toepassingen en voordelen voor jou kunnen zijn.

Het mooie van plus addressing is de compatibiliteit met e-mailfilters. Je kunt regels instellen om e-mails automatisch te sorteren op basis van hun unieke identificatoren. Leid bijvoorbeeld alle nieuwsbriefgerelateerde e-mails naar een specifieke map met plus addressing zoals john.doe+nieuwsbrief@example.com.

Deze instructies zijn gebaseerd op de webversie van Outlook, te bereiken via https://outlook.office.com/mail/.

Deel je plusadres (john.doe+nieuwsbrief@example.com) met een derde partij van wie je geen e-mails in je inbox wilt ontvangen. Klik met de rechtermuisknop in de lijst met mappen in Outlook en kies Nieuwe (sub)map maken, of kies onderaan voor Nieuwe map maken. Geef een passende naam aan de map. In dit geval bijvoorbeeld Nieuwsbrieven.

1. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek ga in het nieuw geopende venster naar Regels > Nieuwe regel toevoegen.
2. Geef nu je regel een naam naar wens. Kies in de tweede stap Aan en typ je plusadres in het tekstveld. In de derde stap, specificeer je een actie. Kies Verplaatsen naar (onder Organiseren) en selecteer de map die je hebt aangemaakt in stap 2 hierboven.

Vanaf nu zullen alle nieuwsbrieven die verzonden worden naar jouw plusadres automatisch in de map Nieuwsbrieven terechtkomen. Je kan zoveel plusadressen aanmaken als je wil en mails van specifieke verzenders automatisch in specifieke mappen laten plaatsen.

Geniet van je iets rustigere inbox!

Waarschijnlijk herken je de situatie waarin je je e-mailadres deelt met een bedrijf en plotseling e-mails ontvangt van een ander bedrijf. Ook hier komt plus addressing van pas.

Stel dat je het plusadres john.doe+leverancier1@example.com, aan leverancier #1 hebt gegeven. Als deze wordt gehackt of jouw e-mailadres doorverkoopt, zal de hacker of koper dus beschikken over je plusadres en niet je hoofdadres (john.doe@example.com).

Op deze manier kan je dus eenvoudig herkennen welke leverancier jouw gegevens heeft verkocht of misschien werd gehackt. Als je een regel hebt ingesteld, blijft bovendien je inbox vrij van ongewenste e-mail.

Het onder controle houden van je inbox kan soms een uitdagende taak lijken. Door het gebruik van plus addressing te combineren met enkele slimme regels, kun je met relatief weinig inspanningen de rust in je inbox aanzienlijk verbeteren.

K-Force staat steeds klaar om haar klanten verder te helpen.